te listo diez cosas que te aseguro no sabias se pueden hacer con el
1. Inserta una captura de pantalla en un mensaje de Outlook 2010
Cuando quieres ahorrar mil palabras enviando una imagen de una caja de diálogo o pantalla de navegador o cualquier otra cosa que aparezca en tu escritorio, empieza a escribir el mensaje, dale clic a la pestaña Insert de la cinta, y luego dale clic a Screenshot. Una cajita de diálogo te muestra todas las ventanas abiertas en el escritorio para que puedas elegir la que quieras insertar. Presiona Enter, y se insertará el contenido de la caja en tu mensaje.
2. Usa las avanzadas características de búsqueda de Outlook 2010
Cuando le das clic al campo Search de la parte superior de la lista de mensajes de Outlook, la cinta muestra una nueva pestaña llamada Search Tools. En ésta, encuentra el ícono llamado Search Tools (es el segundo ícono desde la derecha), dale clic a la flecha hacia abajo y elige Advanced Find para abrir un diálogo que te deje calibrar la búsqueda. Mientras está abierta la pestaña, quizá quieras darle un clic al ícono Search Tools; luego elige Search Optiones para añadir más controles a la búsqueda. El mismo diálogo Search Options también está disponible desde cualquier parte de Outlook usando el menú File, luego Optiones y luego bajando hasta Search.
3. Usa la característica Social Connector
Social Connector te deja utilizar redes sociales para obtener información de tus contactos desde Outlook. Así es como se usa. Vista esta página y baja e instala los archivos que requieren las redes sociales que deseas utilizar.
Hasta agosto de 2010, hay instaladores disponibles para Facebook, LinkedIn, MySpace y Windows Live Messenger. Reinicia Outlook después de ejecutar el instalador. Outlook mostrará un diálogo que te pide que inicies la sesión en las redes sociales que eligiste. A continuación, cuando leas un mensaje de correo electrónico o edites un contacto, dale un clic a la imagen del contacto o el ícono de la cabeza en el fondo del mensaje o la hoja de contactos. Con esto obtienes más información del contacto. Si dicho contacto es miembro de una de tus redes sociales, deberías poder ver las actualizaciones del contacto, y el ícono de la cabeza debería cambiar por una foto que haya puesto tu contacto en la red social (si hay alguna). Si quieres invitar al contacto a unirse a una de tus redes sociales, dale clic al signo de más verde situado debajo de la foto del contacto (o el ícono de la cabeza), y sigue las instrucciones.
4. Reduce el desorden con la característica Clean Up Conversation de Outlook 2010
La novedad Conversation Clean Up de Outlook ahorra mucho tiempo y espacio, porque puede borrar muchos mensajes anteriores en una conversación y preservar a la vez toda la información. Lo consigue al revisar si un mensaje posterior contiene el texto de un mensaje anterior. Si es así, Outlook borra el mensaje anterior y conserva únicamente el posterior (que contiene el texto del anterior). Es tan listo que no borra mensajes que posean cosas adjuntas.
Para utilizar esta característica, activa la vista Conversation dándole clic a la pestaña View; luego añade una palomita a Show as Conversations. Luego, para que limpies una conversación o una carpeta, dale un clic derecho al mensaje o carpeta, elige Clean Up Conversation. Se abrirá una caja de diálogo con botones marcados como Settings y Clean Up. Para utilizar los ajustes predeterminados, dale clic a Clean Up. Para que calibres los ajustes de esta característica, lee el no. 5.
5. Mejora las opciones de la característica Clean Up de Outlook 2010
Para calibrar la característica Clean Up, selecciona una conversación o carpeta como se describe en el consejo previo; pero en vez de elegir el botón Clean Up, dale clic al botón Settings para que abras la sección relevante del diálogo Options de Outlook. Entre otras opciones, encontrarás una que te deja especificar o crear una carpeta para almacenar los mensajes que borró la característica Clean Up hasta que estés seguro de que quieres deshacerte de ellos. Si no especificas una carpeta, los mensajes borrados van a la carpeta Deleted Items. Por cierto: puedes acceder a estas opciones en cualquier momento dándole clic a File, luego a Options y por último a Mail.
6. Cierra automáticamente la ventana del mensaje después de responder
Cuando ya contestaste un mensaje que de seguro no quieres seguir contemplando, deja que Outlook cierre la ventana automáticamente después de responder. Para hacer que Outlook ejecute este truco, dale clic a File, luego a Options, luego a Mail y después baja hasta Replies and Forwards, y añade una palomita junto a “Close original message windows when replying or forwarding”. Mientras estés aquí, todavía no presiones OK porque el siguiente consejo utiliza la misma caja de diálogo.
7. Utiliza las opciones Replay and Forwarding
Puedes decirle a Outlook si deseas incluir el mensaje original y cómo hacerlo cuando contestes, y cómo manejar el mensaje original cuando se lo reenvíes a alguien. Dale clic a File, luego a Options y Mail; después baja hasta Replies and Forwards. Elige la opción que prefieras: “When replaying to a message” y “When forwarding a message”. Por desgracia, no puedes especificar estas opciones sólo en el caso del mensaje de ese momento; así que, si quieres hacer cambios que se apliquen únicamente al mensaje de ese momento, asegúrate de cambiar de nuevo las opciones después de enviar el mensaje.
8. Entiende cómo aparece Calendar Preview en las solicitudes de reunión
Cuando envias por correo una solicitud de reunión a un cliente o compañero de trabajo, si el destinatario usa Outlook, entonces la solicitud que reciban se ve distinta del mensaje que enviaste. Entre los encabezados y tu mensaje real, aparece parte del calendario de Outlook del destinatario en el mensaje, mostrando la reunión propuesta y todo lo demás que haya en el calendario del destinatario. Esto le ahorra a éste la molestia de revisar su calendario en busca de conflictos potenciales. Ten esta característica en mente en caso de que el destinatario te llame para hablar de la solicitud por correo y empiece a hablar del calendario incrustado en tu mensaje. Tú no pusiste un calendario en el mensaje que mandaste; pero es visible en el mensaje que recibió el destinatario.
9. Cómo reenviar o recuperar un mensaje con Outlook 2010
Las versiones anteriores de Outlook incluían la habilidad de recuperar o restituir un mensaje ya enviado si el destinatario y tú estaban conectados a un servidor Microsoft Exchange. Outlook 2010 extiende esa habilidad a cualquier destinatario que utilice Outlook. Que tu recuperación o restitución tenga éxito depende de los ajustes de la versión de Outlook del destinatario; pero solamente vale la pena intentarlo cuando enviaste un mensaje que contenga información equivocada o que tenga algo que ni siquiera debiste mandar. Para emplear esta característica, abre el mensaje en la carpeta Sent Items, elige File y luego Info; dale clic a Message Resend and Recall, y sigue las ventanas. Outlook tratará de informarte del éxito o fracaso del reenvío o recuperación.
10. Vacía la basura cuando salgas de Outlook 2010
¿Harto de ver que cientos de mensajes se acumulan en la carpeta Deleted Items? Dale un clic al menú File, luego a Options, luego a Advanced, y encuentra la sección Outlook Start and Exit. Añade una checkbox junto a Empty Deleted Items folder when exiting Outlook. Mientras andas por aquí, quizá también quieras modificar la carpeta predeterminada en que empieza Outlook, para que se abra en (por ejemplo) Calendar en lugar de hacerlo en el buzón.
hasta luego!
